Publication de directives très attendues sur les exigences du Canada en matière de déclaration du travail forcé

15 janvier 2024

Écrit par Sabrina A. Bandali, Jessica Horwitz, Sharon K. Singh and Kathleen Wang

Le 20 décembre 2023, Sécurité publique Canada a publié directives tant attendues qui fournissent des détails sur les exigences de déclaration introduites dans la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d’approvisionnement (la Loi sur les chaînes d’approvisionnement). Sécurité publique Canada a également organisé un webinaire d’information publique le 11 janvier 2024 pour discuter davantage de l’orientation.

Les institutions gouvernementales et les organisations du secteur privé qui répondent à la définition d'« entité » en vertu de la Loi sur les chaînes d’approvisionnement (voir notre billet de blogue précédent de mai 2023, Canada présente une loi sur le signalement obligatoire de la prévention du travail forcé) devra (1) préparer un rapport qui doit être téléchargé dans un registre gouvernemental et également affiché sur le site Web de l’entité ; et (2) répondre à un questionnaire en ligne qui correspond aux divers renseignements supplémentaires précisés dans la Loi. La première date limite de présentation des rapports approche à grands pas, les premiers rapports devant être présentés d’ici le 31 mai 2024.

Les lignes directrices portent sur les points suivants :

• l’application de la Loi sur les chaînes d’approvisionnement et la détermination si une organisation a des obligations de déclaration ;
• le processus d’établissement de rapports, y compris le questionnaire en ligne obligatoire ;
• Le contenu et le format requis du rapport (p. ex., exigences linguistiques, longueur, taille du dossier, libellé de l’attestation) ; et
• Caractéristiques des réponses conformes et pratiques exemplaires.

Les entreprises qui ont des obligations de déclaration devraient commencer à préparer leurs réponses au rapport et au questionnaire en toute vitesse. Bien que les rapports soient dus au plus tard le 31 mai 2024, chaque rapport d’entreprise doit être attesté et approuvé par l’organe directeur de l’organisation (p. ex., le conseil d’administration), ce qui peut entraîner des contraintes de temps liées aux horaires des réunions et à la disponibilité des administrateurs. Les entités constituées en vertu d’une loi fédérale, comme la Loi canadienne sur les sociétés par actions, doivent également distribuer le rapport aux actionnaires avec les états financiers annuels de la société, ce qui signifie que les échéances pratiques pour certaines entreprises peuvent tomber avant le mai.

Le résumé suivant met en lumière certains des éléments notables de la ligne directrice.

Qui a des obligations de déclaration ?

Comme nous l’avons décrit dans notre Mai 2023 Blog, une organisation aura des obligations de déclaration si (1) elle répond à la définition d’une « entité » énoncée à l’article 2 de la Loi sur les chaînes d’approvisionnement ; et (2) il se livre aux types d’activités décrites à l’article 9 de la Loi.

Les lignes directrices précisent que les organisations canadiennes et étrangères peuvent être considérées comme des « entités ». En plus des sociétés ouvertes, les organisations qui ont une présence commerciale suffisante au Canada (ayant un « lieu d’affaires au Canada », « faisant des affaires au Canada » ou ayant des « actifs au Canada ») et qui atteignent certains seuils de taille — deux des éléments suivants pour au moins un des deux derniers exercices : 20 millions de dollars en actifs, 40 millions de dollars en revenus ou une moyenne de 250 employés peuvent être des « entités » aux fins de déclaration.

En ce qui concerne l’exigence relative à la « présence d’entreprises canadiennes », les lignes directrices stipulent que ces concepts doivent être interprétés en fonction du sens ordinaire de ces termes, ainsi que des critères de l’Agence du revenu du Canada, lorsqu’il s’agit de déterminer si une organisation a un établissement au Canada, fait des affaires au Canada ou a des actifs au Canada. Les opérations « physiques » au Canada ne sont pas nécessaires.

Les seuils de « taille » sont évalués en fonction des états financiers consolidés de l’entité visée par l’examen, ce qui signifie que les revenus, les actifs et les employés de toute filiale qui fait partie de la consolidation seront pris en compte dans le calcul du seuil. Le total des actifs, des revenus et des employés de l’organisation déclarante doit être pris en compte (c.-à-d. pas seulement ceux qui découlent du Canada ou qui s’y trouvent).

Les activités qui donnent lieu à une obligation de déclaration pour les « entités » comprennent la production, la vente ou la distribution de biens (au Canada ou ailleurs), l’importation de marchandises au Canada, ou le contrôle d’une autre « entité » qui fait l’une ou l’autre de ces choses. Les termes doivent être interprétés en fonction de leur sens ordinaire. Bien qu’il n’y ait pas de seuil de valeur minimale qui s’applique à ces activités, les lignes directrices précisent que ces termes doivent être interprétés comme excluant les « transactions très mineures », bien que cette expression ne soit pas définie plus en détail. Les lignes directrices précisent que ces termes ne visent pas non plus à englober les services qui soutiennent uniquement la production, la vente, la distribution ou l’importation de biens (p. ex., les services de marketing, les services administratifs, les services financiers et les services logiciels).

En fin de compte, les lignes directrices confirment que l’analyse visant à déterminer si une organisation sera admissible à titre d'« entité » au sens de la Loi sur les chaînes d’approvisionnement est un exercice spécifique aux faits qui peut varier en fonction de la situation de l’entreprise. L’intention stratégique de Sécurité publique Canada en ce qui a trait à l’application de la loi est clairement de « jeter un large filet » en ce qui concerne la portée des entreprises qui sont assujetties.

Le processus d’établissement de rapports

Parmi les nouveaux renseignements les plus importants inclus dans les lignes directrices, mentionnons la publication d’un questionnaire en ligne que les organisations déclarantes doivent remplir lorsqu’elles soumettent leurs rapports à Sécurité publique Canada. Le questionnaire pose une série de questions obligatoires et facultatives qui traitent des exigences légales de la Loi sur les chaînes d’approvisionnement, y compris des questions en plusieurs parties et des questions avec des réponses à choix multiples.

Le texte des questions est disponible here en HTML afin que les organismes déclarants puissent les consulter et préparer des réponses. Les entreprises devraient examiner attentivement le questionnaire et s’assurer que leurs réponses au questionnaire sont exactes et conformes aux renseignements fournis dans leurs rapports.

Contenu et format du rapport

En plus de remplir le questionnaire en ligne, les organisations déclarantes doivent préparer un rapport écrit qui sera téléchargé en format PDF avec le questionnaire et publié séparément sur le site Web de l’entité (ou si l’entité n’a pas de site Web, mis à la disposition des membres du public sur demande). Sécurité publique Canada a déclaré qu’il rendront les rapports accessibles au public au moyen d’un catalogue consultable en ligne. Les lignes directrices recommandent que le rapport ne compte pas plus de 10 pages (ou 20 pages pour les rapports fournis en français et en anglais) et qu’il ne puisse pas être de plus de 100 Mo.

Aucun format visuel ou niveau de détail n’est requis pour le rapport. Il doit décrire les mesures prises par l’organisation déclarante pour prévenir et atténuer le risque de travail forcé ou de travail des enfants dans ses chaînes d’approvisionnement, ainsi que d’aborder d’une manière ou d’une autre les points d’information supplémentaires énumérés à l’article 11 de la Loi sur les chaînes d’approvisionnement (voir notre blog précédent, Ce que la nouvelle loi canadienne sur la déclaration du travail forcé (projet de loi S-211) signifie pour les entreprises).

Si l’entité fait également rapport dans d’autres administrations, un rapport préparé pour une autre juridiction peut être utilisé dans la mesure où il contient des renseignements exacts, applicables et pertinents aux fins de la loi canadienne, comme l’exige la Loi sur les chaînes d’approvisionnement et qu’il est par ailleurs conforme aux directives publiées par Sécurité publique Canada (concernant, par exemple, la longueur du rapport, etc.). Des rapports conjoints (c.-à-d. couvrant plusieurs entités) sont possibles, mais ne devraient être soumis que si le contenu s’applique à toutes les entités visées par le rapport ou précise quels renseignements s’appliquent à quelle entité visée par le rapport. Si les renseignements contenus dans un rapport ne s’appliquent pas à toutes les entités visées par le rapport, un rapport conjoint peut ne pas être approprié. Les lignes directrices fournissent l’exemple de circonstances dans lesquelles une société mère a mis en œuvre des politiques exhaustives qui s’appliquent à ses activités, mais qui ne s’appliquent pas à ses filiales ou qui ne sont pas mises en œuvre dans la pratique par celles-ci.

Caractéristiques des réponses conformes

Les organisations déclarantes sont encouragées à utiliser un langage simple et clair, à être franches et à décrire les mesures concrètes qu’elles ont prises pour prévenir et atténuer le travail forcé et les risques de travail des enfants. La Loi ne prescrit pas de mesures de diligence raisonnable particulières qui doivent être prises ; il prescrit seulement l’obligation de rendre compte de toutes les mesures qui ont été (ou n’ont pas) été prises, dans le but politique de sensibiliser et d’encourager l’amélioration des processus de diligence raisonnable volontaire au fil du temps. Bien que les organisations déclarantes puissent prendre diverses mesures liées à la diligence raisonnable en matière de droits de la personne, aux initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) ou à d’autres aspects de la conduite responsable des entreprises qui ne sont pas exclusivement axés sur le travail forcé ou le travail des enfants, les lignes directrices indiquent que de telles actions peuvent être incluses dans le rapport dans l’espace fourni pour des informations supplémentaires dans la mesure où elles sont pertinentes pour les objectifs de la Loi.

les lignes directrices précisent également que les rapports ne sont pas des énoncés d’aspiration, bien qu’ils puissent faire référence à des objectifs et à des mesures pour l’avenir. Les entités déclarantes ne doivent pas divulguer d’informations considérées comme confidentielles ou qui pourraient compromettre la vie privée de toute personne ou de tout groupe, ni signaler des cas spécifiques ou des allégations de travail forcé ou de travail des enfants.

Prochaines étapes

Les sociétés qui atteignent les seuils des entités déclarantes décrits ci-dessus devraient revoir leurs pratiques de diligence raisonnable et de surveillance de la chaîne d’approvisionnement et commencer à préparer leurs rapports et leurs réponses au questionnaire en ligne avec toute la célérité, en gardant à l’esprit les délais qui peuvent être requis pour l’approbation du conseil d’administration et les communications avec les actionnaires, le cas échéant.

Communiquez avec l’un des auteurs ou un membre du groupe de pratique Bennett Jones International Trade & Investment practice group ou ESG pour discuter de questions sur la Loi sur les chaînes d’approvisionnement, les conseils de Sécurité publique Canada ou les stratégies pratiques pour la conception et la mise en œuvre d’un programme efficace de conformité au travail forcé et au travail des enfants pour atténuer les risques.

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