Écrit par Matt Riskin, Michael VanderMeer, Lauren Peebles et Sarah Paull

Alors que la saison des fêtes commence et que les employeurs se préparent pour les événements sociaux des Fêtes, ils devraient creuser leurs politiques de travail et les vérifier deux fois.

Peu importe à quel point les événements sociaux bien intentionné qui sont organisés ou planifiés par un employeur, ou qui ont un autre lien avec le lieu de travail, peuvent devenir une source de responsabilité légale. Ceux-ci sont plus susceptibles de survenir à la suite de l’un ou l’autre ou des deux éléments suivants : la responsabilité de l’hôte social et le fait que les parties de l’entreprise peuvent être considérées comme une extension du lieu de travail.

Pour limiter les chances qu’une fête de bureau devienne un cauchemar avant Noël, les employeurs devraient revoir leurs politiques pour se rafraîchir et rafraîchir les employés sur leurs responsabilités lors de ces événements.

Qu’est-ce que la responsabilité de l’hôte social ?

Il n’y a pas de définition d’une seule définition de la responsabilité de l’hôte social, mais elle peut généralement être décrite comme une obligation de diligence est due par les hôtes sociaux à des tiers ou à des invités. ¹ Dans certaines circonstances, cela inclura les employeurs qui ont organisé ou organisé un événement de travail, peu importe son emplacement.

Bien que les employeurs aient une obligation envers leurs employés en général, la responsabilité de l’hôte social existe en dehors de la relation d’emploi. La responsabilité de l’hôte social englobe tous les invités, y compris les employés et les membres de leur famille, les clients, le personnel de l’événement et toute autre personne qui peut assister ou être présent à un événement de travail. Il peut également inclure ceux qui interagissent avec toute personne qui a assisté à l’événement. Par exemple, il peut inclure d’autres usagers de la route si les participants se rendent chez eux en voiture par la suite.

La responsabilité de l’hôte social est souvent considérée dans le contexte où les invités se font servir de l’alcool, mais elle comprend tous les événements qui peuvent être intrinsèquement dangereux ou où il est évident qu’une situation dangereuse peut en résulter.

La responsabilité de l’hôte social n’est pas absolue : un employeur ne sera pas responsable de tout ce qui pourrait arriver lors ou après une fête. Cependant, les employeurs devraient réfléchir attentivement aux dangers potentiels qui existent et aux mesures raisonnables qu’ils prendront pour les atténuer.  

Cela peut inclure des mesures telles que la limitation de la quantité d’alcool que l’employeur fournit aux clients en utilisant des billets de boisson. Les employeurs doivent également s’assurer que les clients ont un taxi ou un autre moyen sûr de rentrer à la maison. S’assurer que les employés et les autres invités sont en mesure de rentrer chez eux en toute sécurité devrait être une préoccupation majeure, même si l’alcool n’est pas directement fourni par l’employeur.

Les employeurs peuvent également définir clairement quand la partie sanctionnée par le travail a pris fin, car les employés peuvent choisir de continuer la fête par la suite dans un environnement où l’employeur a peu ou pas de contrôle.

Où est le lieu de travail ?

Les employés ont parfois l’impression que les politiques du milieu de travail ne s’appliquent qu’aux activités qui se déroulent sur le chantier ou au bureau, ou partout où ils travaillent normalement.  

Toutefois, les obligations d’un employeur peuvent également s’étendre aux événements hors site sanctionnés par le travail et à toute autre activité liée au travail. Cela comprend la responsabilité globale de l’employeur de fournir un environnement sûr et exempt d’intimidation et de harcèlement.

Le corollaire de cette responsabilité est que si un employeur apprend que quelque chose d’inapproprié s’est produit ou peut s’être produit lors de l’un de ces événements, il peut avoir l’obligation d’enquêter et de prendre des mesures pour faire face à ce qui s’est passé. Il peut s’agit peut-être de discipliner ou même de congédier pour un motif valable un employé coupable d’inconduite hors site ou hors service.

Bien que l’intention de ces rassemblements soit généralement de permettre aux participants de se détendre et d’apprendre à connaître leurs collègues dans un contexte moins formel, il faut rappeler aux employés qu’on s’attendra toujours à ce qu’ils agissent de manière professionnelle et se conforment aux politiques applicables du milieu de travail.

En prévision d’un événement social, il est recommandé de s’assurer que les politiques sur l’intimidation et le harcèlement sont rédigées de manière à s’appliquer explicitement à toutes les fonctions du milieu de travail, y compris les événements sociaux, et que tout le personnel s’en souvient avant la réunion. Il s’agit notamment d’avoir une politique claire contre le harcèlement, de familiariser les employés avec la politique et de s’assurer que les employés comprennent ce que l’on attend d’eux en milieu de travail et lors d’événements sociaux.  

Si les politiques sur l’intimidation et le harcèlement doivent être mises à jour ou révisées, les employeurs peuvent demander de l’aide juridique pour réviser ces politiques avant les fêtes. De plus, les employeurs devraient avoir un système en place pour recevoir les plaintes des employés, ainsi qu’un système pour y répondre et enquêter, au cas où des incidents surviennent à la suite d’un événement en milieu de travail.

Prochaines étapes

Inévitablement, des problèmes surgiront lors d’événements en milieu de travail. Être préparé à ces problèmes est l’un des meilleurs moyens d’atténuer ces types de risques pour votre organisation ; toutefois, si un problème survient, communiquez avec un conseiller juridique dès que possible. Contactez le groupe Bennett Jones Employment Services pour discuter de questions sur la façon de se préparer pour la prochaine saison des fêtes ou sur la façon de gérer les problèmes découlant des événements de vacances.

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