Écrit par Sharon Singh, Radha Curpen, Sarah Gilbert, Brad Gilmour and Gregory Whiteside

Partout au Canada, les entreprises et les organismes de réglementation prennent des mesures sans précédent pour répondre à la pandémie de COVID-19. Les efforts visant à protéger la santé et la sécurité de la main-d’œuvre tout en s’adaptant à l’évolution des réponses réglementaires à la COVID-19 exercent une pression sur la capacité de nombreuses entreprises à maintenir la continuité des activités. L’une des pressions est la capacité d’une entreprise à maintenir sa conformité aux exigences réglementaires en matière d’environnement, de santé et de sécurité.

Nous décrivons certains des défis et des mesures connexes qui peuvent être prises par les entreprises pour se protéger contre la responsabilité en relation avec la non-conformité réglementaire pendant COVID-19, en mettant l’accent sur les secteurs des ressources naturelles.

Défis de la conformité réglementaire pendant la COVID-19

Les entreprises des secteurs des ressources naturelles ont généralement des exigences de conformité réglementaire nombreuses et complexes, y compris des obligations en vertu des permis et de la législation. Ces exigences resteront en vigueur pendant toute la période de la COVID-19, en l’absence de toute directive contraire de la part des organismes de réglementation. Les défis supplémentaires pour les exploitants dans le maintien de la conformité et l’atteinte d’autres objectifs réglementaires peuvent inclure un accès réduit à du personnel et à des consultants expérimentés qui ont des responsabilités liées au respect des exigences réglementaires.

Par exemple, les exigences légales imposées aux entreprises des secteurs des ressources naturelles comprennent souvent des obligations relatives à la surveillance, à l’échantillonnage, aux essais et à la production de rapports sur divers paramètres environnementaux. Certaines exigences peuvent aller plus loin et nécessiter des études environnementales détaillées sur le terrain et d’autres formes d’évaluations environnementales. Parmi les autres obligations, mentionnons le maintien du bon fonctionnement et de l’intégrité de l’infrastructure et la capacité d’intervenir de façon appropriée en cas d’urgence. Toutes ces fonctions de réglementation exigent l’accès à du personnel expérimenté, qualifié et en santé

Les principaux défis pourraient être les suivants :

• des restrictions sur le nombre d’employés ou d’entrepreneurs qui sont autorisés à travailler à un moment et à un endroit donnés, que ce soit à un siège social ou à un site d’usine;
• les restrictions d’accessibilité aux fournisseurs de services tiers, comme les consultants en environnement, les services de laboratoire, etc.;
• les perturbations de la chaîne d’approvisionnement (p. ex., la disponibilité des appareils de conformité, du matériel d’échantillonnage et d’essai, des fournitures de dépollution et d’intervention d’urgence, etc.);
• l’impact d’autres mesures relatives à la distanciation sociale.

Bien que la COVID-19 puisse créer des défis, une entreprise doit toujours être en mesure de démontrer qu’elle a pris toutes les mesures raisonnables pour atteindre la conformité dans les circonstances. Pour de nombreuses entreprises du secteur des ressources naturelles, cela peut nécessiter la mise en œuvre de plusieurs mesures de gestion des risques, notamment :

• Identifier et évaluer les principaux domaines et risques qui pourraient être touchés par les restrictions liées à la COVID-19.
• Déterminer si des mesures appropriées peuvent être mises en œuvre pour assurer la conformité continue aux exigences légales pendant toute restriction liée à la COVID-19.
• Mettre en œuvre une communication proactive et régulière avec les organismes de réglementation concernant les problèmes rencontrés par l’entreprise concernant ses exigences légales en raison des restrictions liées à la COVID-19, et tenir un registre de ces communications.
• Au besoin, déterminer et mettre en œuvre d’autres méthodes pour assurer la conformité, et mettre à jour les plans et les procédures opérationnels pour tenir compte des changements en milieu de travail.
• Assurer une communication, une formation et des qualifications appropriées en ce qui concerne les plans et les procédures opérationnels existants et mis à jour.
• Déterminer s’il y a lieu de demander un allègement de certaines exigences de conformité aux organismes de réglementation applicables en raison des restrictions liées à la COVID-19.
• Tenir des registres détaillés des principales mesures prises par l’entreprise qui démontrent que toutes les mesures raisonnables ont été prises pour maintenir la conformité pendant la période visée par la COVID-19.

Le défi de se conformer à certaines exigences réglementaires pendant les restrictions liées à la COVID-19 ne surprendra pas les organismes de réglementation. Bien qu’il ne soit pas clair comment les différents organismes de réglementation répondront à ces défis, les entreprises devront rester au courant de ces développements et maintenir une stratégie pour se conformer aux exigences légales et faire preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne les décisions réglementaires qui sont touchées par COVID-19.

Maintenir les systèmes et les communications

Bien que les défis associés au maintien de la conformité aux exigences réglementaires (et à la continuité des activités) augmenteront probablement au cours des semaines et des mois à venir, les entreprises doivent continuer à planifier, à réagir et à s’adapter aux répercussions de la COVID-19. (Voir la mise à jour de Bennett Jones sur Considérations relatives à la communauté et aux intervenants - COVID-19)

Les gouvernements seront appelés à modifier leur approche en matière d’administration et d’application de certaines exigences réglementaires en ces temps extraordinaires. Cela pourrait inclure la prolongation des délais pour la soumission des rapports ou des études, la diminution du nombre ou de la fréquence des échantillonnages et des tests, la renonciation aux tests sur le terrain non essentiels ou la fourniture de conseils sur les mesures alternatives acceptables qui peuvent être mises en œuvre face aux restrictions COVID-19. Les organismes de réglementation devraient prendre des mesures pour travailler avec la collectivité réglementée afin d’assurer la mise en œuvre continue des principaux programmes de réglementation tout en continuant de protéger l’environnement ainsi que la santé et la sécurité des employés, des entrepreneurs et du public.

Nous sommes là pour vous aider au besoin et pour discuter de votre plan d’intervention, d’adaptation et de rétablissement de la COVID-19 et de tout problème que vous pourriez rencontrer pour vous conformer à vos exigences réglementaires. De plus, veuillez visiter notre COVID-19 Resource Centre pour d’autres documents liés à COVID-19.